FAQ

Schliessen Sie die Excel-Datei.

Klicken Sie rechts auf Datei und wählen Sie Eigenschaften.

Setzen Sie bitte das Häckchen bei “Zulassen”. 

Wenn Sie die Excel-Datei wieder öffnen, können Sie mit der Datei arbeiten.

Klicken Sie in der Navigationsbar auf Planerfolgsrechnung. Sofern Sie noch kein Budget erfasst haben, sehen Sie nur „0“er für alle Konten.

Klicken Sie auf den Knopf „Planerfolgsrechnung erstellen“ und geben Sie das Jahr ein für welches Sie eine Planerfolgsrechnung erstellen möchten. Damit wir das Erfassungsblatt für die Planerfolgsrechnung geöffnet.

Auf der Linken Seite sehen Sie die Salden jedes einzelnen Kontos pro Jahr (dunkelblau). Die Spalten in der Sie das Budget pro Monat erfassen können, sind hellblau unterlegt. Erfassen Sie das Budget und klicken Sie oben rechts auf das Speichern-Symbol. Sie erhalten eine Meldung „Möchten Sie alle Eingaben speichern“. Klicken Sie auf „Ja“.

Sie erhalten danach eine Bestätigungsmeldung „Das Budget wurde erfolgreich gespeichert“.

Im Blatt Erfolgsrechnung Vergleiche können Sie nun die Budgets den Ist-Zahlen gegenüberstellen.

Die Basis für eine Liquiditätsplanung ist das Budget (Planerfolgsrechnung). Erstellen Sie in einem ersten Schritt ein Budget für die nächsten 12 Monate.

Klicken Sie anschliessend in der Navigationsbar auf „Liquiditätsplan“. Wählen Sie mit dem blauen Kalendersymbol (oben) den Startmonat aus.

Danach definieren Sie pro Konto in der hellblauen Spalte „Zahlungsein-/ausgang“ wie die Zahlungskonditionen sind. Hierfür gibt es 6 Optionen

  • Leer / Default: Die Zahlung wird im Monat des Buchungsdatums ausgelöst.
  • 30 Tage Zahlungsfrist: Die Zahlung wir einen Monat später ausgelöst (typischerweise beim Umsatz).
  • Quartalsweise: Die Zahlung wird per Quartalsende ausgelöst. Buchungen zwischen Januar und März erscheinen in der Liquiditätsplanung aufsummiert im März.
  • Jahresende: Die Zahlung wird per Jahresende ausgelöst. Die Buchungen zwischen Januar und Dezember erscheinen in der Liquiditätsplanung aufsummiert im Dezember.
  • Jahresbeginn: Die Zahlung wird Anfangsjahr ausgelöst. Die Buchungen zwischen Januar und Dezember erscheinen in der Liquiditätsplanung aufsummiert im Januar.
  • Keine Berücksichtigung: Bei nicht zahlungswirksamen Buchungen (Rückstellungen, Abschreibungen, etc.) ist dieser Eintrag zu setzen, damit die Buchung nicht berücksichtigt wird.

Zuunterst (hellblau-markiertes Feld) können Sie beim Startmonat den Anfangsbestand der flüssigen Mittel erfassen.

Zudem gibt es sechs Reservezeilen, mit welchen Sie reine Bilanzbuchungen oder sonstige nicht budgetierte liquide Veränderungen erfassen können.

Drücken Sie beenden und versuchen Sie zuerst einen anderen Knopf zu drücken. Erscheint immer noch eine Fehlermeldung, schliessen Sie bitte das Excel ohne zu speichern und öffnen es anschliessend wieder.

Nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, gerne erstellen wir für Sie eine massgeschneiderte exactfinance-Version.

Wählen Sie dazu bitte das Zahnrad auf der Startseite. Sie können anschliessend jedes Konto einem Abschnitt des KMU-Kontorahmens zuweisen.

Im Standard ist bereits jedes Konto einem Abschnitt hinzugefügt. Sie können die Zuweisung jederzeit ändern.

Nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, gerne erstellen wir für Sie eine massgeschneiderte exactfinance-Version.

Nein. exactfinance hilft Ihnen einfacher Ihre Kennzahlen auswerten zu können und gibt Ihnen die Möglichkeit schnell ein Budget zu erstellen und dieses mit den aktuellen Kennzahlen abzugleichen. Jedoch ist exactfinance nicht dafür vorgesehen, um bspw. zu buchen.

Ja, überall wo Sie oben ein Drucksymbol in exactfinance haben, können Sie das Blatt drucken. Übrigens können Sie vor dem Drucken Ihr persönliches Logo ergänzen. Klicken Sie hierfür auf der Startseite unten auf das Zahnrad.

Im Dashboard können Sie (in der Tabelle) doppelt auf die Zahl drücken, dann wird die Erfolgsrechnung geladen. Wenn Sie in der Erfolgsrechnung nochmals auf die Betrag eines Kontos drücken, dann können Sie sich die Buchungen anzeigen lassen und prüfen, wie die Zahl berechnet wird. Am einfachsten nutzen Sie hierfür die bereits hinterlegten Filter.

Exportieren Sie bitte aus Ihrer Buchhaltung den Kontenplan und anschliessend importieren Sie den Kontenplan in exactfinance wieder. Sollte es sich um einen neue Gruppe handeln, verbinden Sie diese bitte noch über die Einstellungen (Zahnrad auf der Startseite).

In exactfinance haben Sie die Möglichkeit die Kennzahlen pro Monat sich anzeigen zu lassen d.h. der Umsatz des jeweiligen Monats wird dem entsprechenden Monat zugeordnet (-> nicht kumuliert).

Wenn Sie jedoch ein Jahresziel erreichen müssen, dann können Sie sich die Kennzahlen kumuliert anzeigen lassen. Beispielsweise wird dann der Januar und Februar Umsatz auch beim März angezeigt.

Sie können maximal sieben Geschäftsjahre anzeigen. Wenn Sie mehr Jahre importieren, werden die letzten sieben Jahre angezeigt. Wir empfehlen Ihnen, nur so viele Daten zu importieren, wie Sie benötigen.

Ja, selbstverständlich. Indem Sie den Kontenplan importieren, erstellt exactfinance eine Budget-Vorlage basierend auf Ihrem Kontenplan. Sie können anschliessend pro Konto und Monat einen Budget-Betrag erfassen.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit das Budget anschliessend als Backup zu exportieren.

Unter dem Blatt Erfolgsrechnung Vergleiche können Sie die Ist-Zahlen mit den Budget-Zahlen abgleichen und sich die Abweichung anzeigen lassen.

Es ist möglich exactfinance zu einer anderen Excel-Datei zu verlinken und die Blätter dort einzufügen. Hierfür gehen Sie bitte wie folgt vor: 

1. Öffnen Sie die exactfinance-Excel-Datei und eine leere Excel-Datei. 

2. Verlinken Sie die Zellen in die leere Excel-Datei. Sehen Sie bitte nachfolgend ein Beispiel. 

3. Wenn Sie die exactfinance-Datei austauschen müssen bspw. weil eine neue Version mit neuen Funktionen freigeschalten wurde, dann gehen Sie hierfür bitte im Tab «Daten» auf «Verknüpfungen bearbeiten». Wählen Sie danach «Quellen ändern…» aus und selektieren Sie die neue exactfinance-Datei.

Der Vorteil an diesem Ansatz ist, dass sie sehr einfach exactfinance austauschen können, ohne dass Sie jedes Mal die Blätter neu erstellen müssen.

Damit exactfinance funktioniert müssen Makros in Ihrem Excel aktiviert sein. Folgende Ursachen können Makros verhindern:

  • Netzwerkpfad: Prüfen Sie, ob der Netzwerkpfad Makros erlaubt, indem Sie exactfinance auf einem lokalen Pfad ausprobieren.
  • Sicherheitseinstellungen Excel: Klicken Sie auf Optionen   (in den Versionen Excel 2010 bis 2016) und klicken Sie dann auf  Trust Center  >  Trust Center-Einstellungen  >  Makroeinstellungen. Wir raten von der Einstellung “Alle Makros aktivieren” explizit ab. Stattdessen, wählen Sie bitte “Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren”. Wenn Sie die Makroeinstellungen nicht ändern können, kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Administrator. Möchten Sie die Makroeinstellungen nicht verändern, dann haben Sie die Möglichkeit einen Ordner zu erstellen, diesen Ordner als vertrauenswürdig zu definieren und exactfinance nur in diesem Ordner auszuführen. Zu beachten ist jedoch, dass in diesem Ordner jegliche Makros ohne Sicherheitseinschränkungen ausgeführt werden.

  • 32-bit/64-bit-Excel-Version: Eine 64-bit Excel-Version ist signifikant schneller als eine 32-bit Excel-Version (Importzeit reduziert sich um mehr als 60% der Zeit. Stellen Sie bitte sicher, dass bei Ihnen eine 64-bit-Version installiert ist.
  • Anzahl zu importierende Geschäftsjahre/Buchungen: Je mehr Buchungen Sie importieren, desto mehr Zeit beansprucht der Import. Ab ca. 100’000 Buchungen lässt die Performance nach und es kann sinn machen, weniger Jahre zu importieren.
  • Schliessen von anderen Excel-Dateien:Wir empfehlen, bevor Sie mit exactfinance beginnnen zu arbeiten, andere Excel-Dateien (insbesondere grosse Excel-Dateien zu schliessen), da diese ebenfalls Ressourcen von Excel verwenden.
  • CPU/RAM:Mit einem handelsüblichen PC können Sie problemlos mit exactfinance arbeiten. Mit zusätzlichen CPU’s oder RAM können Sie noch zusätzlich Geschwindigkeit rausholen. Haupttreiber für Performance-Probleme sind aber die ersten drei genannten Punkte.

Mit einem PC mit 12 GB RAM, 2.00 GHz CPU, Excel 2016, 64-bit importieren Sie 100’000 Buchungen in ca. 10 Sekunden. Wenn Sie zusätzlich noch den Kontenplan laden müssen, dauert der Import ca. 20 Sekunden.

exactfinance ist kompatibel mit MS Office 2016 und neuer. Wir empfehlen MS Office 64bit zu nutzen.

exactfinance ist ausschliesslich mit Windows kompatibel.

Um herauszufinden, welche Excel-Version Sie haben, öffnen Sie Excel. Gehen Sie oben links auf “Datei” und wählen in der linken Spalte “Hilfe” oder “Konto” aus. Nun werden Ihnen auf der rechten Seite die Produktinformationen zu Ihrem Office angezeigt.

Leider funktioniert exactfinance ausschliesslich mit dem Betriebssystem Windows.

A. Export der Daten der alten Datei

1. Klicken Sie auf der „Startseite“ auf das Zahnradsymbol.

2. Klicken Sie auf den Knopf “Import/Export Daten”.

3. Wählen Sie im Formular „Daten importieren/exportieren“ die Option „Export“. Anschliessend geben Sie den Exportpfad und den Dateinamen im dafür vorgesehenen Feld ein.

4. Nachdem Sie die Einrichtung für den Export abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Export“ und warten Sie bis der Export abgeschlossen ist.

B. Import der Daten in eine leere Datei

1. Auf der Startseite führen Sie bitte den normalen Import der Journaldaten und des Kontenplans aus. Hierfür klicken Sie bitten auf den Punkt 1.

2. Klicken Sie auf der „Startseite“ anschliessend auf das Zahnradsymbol.

3. Klicken Sie auf den Knopf “Import/Export Daten”.

4. Wählen Sie im Formular „Daten importieren/exportieren“ die Option „Import“. Suchen Sie dann die Importdatei (Sicherungsdaten aus Schritt A) und wählen Sie sie aus.

5. Starten Sie anschliessend den Import, indem Sie auf den Knopf «Import» drücken.

6. Klicken Sie einfach in der Eingabeaufforderung auf “Ja” und warten Sie, bis die Aktualisierung abgeschlossen ist.

7. Wenn die Aktualisierung abgeschlossen ist, werden sie nun auf die „Startseite“ umgeleitet. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol unten rechts auf der Seite.

8. Gehen Sie in den Einstellungen zu “Logo für Exporte festlegen”. Ersetzen Sie die beiden Logos.

9. Wenn Sie die Logos ersetzt haben, dann klicken Sie auf “Kopf- und Fusszeilen Logo ändern”.

10. Klicken Sie auf „Ja“, um die Einrichtung des Logos für Kopf- und Fußzeile zu bestätigen. Warten Sie dann einfach auf die nächste Meldung, dass das Logo erfolgreich aktualisiert wurde.

11. Ganz am Schluss speichern Sie bitte die Excel-Datei, damit die Änderungen nicht verloren gehen.

exact construct GmbH
Hungerbüelstrasse 22
8500 Frauenfeld